Medzi základné úlohy každého múzea okrem iných aktivít patrí výskum, zbierkotvorná činnosť, ochrana a dokumentácia zvereného zbierkového fondu. Keďže Podpolianske múzeum sa zaoberá prioritne zbierkotvornými aktivitami a dokumentáciou ľudovej kultúry Podpoľania, v zbierkovom fonde eviduje predmety prevažne etnografického charakteru v najbohatšom etnografickom fonde. V ňom má najväčšie zastúpenie hlavne textil a ľudový odev. Väčšina týchto predmetov bola zhotovená v domácnostiach, prevažne ženami, len niektoré kusy si dávali zhotovovať vyučeným remeselníkom.Medzi takéto patrili napríklad aj vyšívané kožuchy, ktoré zhotovovali dedinskí kožušníci – kušnieri. Vo fonde múzea sa nachádza časť vybavenia dielne známeho detvianskeho kožušníka Mikuláša Šufliarskeho, ktorý svoje kožušky vyrábal pre také umelecké súbory ako SĽUK, LÚČNICA, no i pre domáce súbory Podpoľanec či Detva. Múzeum sa môže popýšiť aj jedinečnou vyše dvestokusovou zbierkou rukávcov – opleciek, pochádzajúcou z rôznych kútov Podpoľania, ale najpočetnejšie sú vo fonde samotné súčasti ženského odevu. Zaujímavé sú i tkané plachty na hlavu žien pri sviatočných príležitostiach či originálne svadobné party. Zastúpený je aj textil, napr. kútne či hrobové plachty, prestierania. Ďalšie predmety dokumentujú bohaté salašnícke a pastierske tradície tohto regiónu – črpáky, črpačky, formy na oštiepky, syry, pastierske kapsy, valašky, biče či vahany dávajú vyniknúť šikovným rukám vtedajších, ale aj súčasných remeselníkov. Časť z nich je prístupná v priestore trvalej expozície Ovce moje, ovce (Valaská kultúra na Podpoľaní). Iné predmety dokumentujú roľnícky spôsob života v regióne, zaujímavú výrobu modrotlače či chýrnu výrobu kolovrátkov, ale aj bežný život ľudí v domácnosti. Originalitou zaujmú i výrobky pochádzajúce z podpolianskych sklární. Časť z nich je prezentovaná v priestoroch novej historickej výstavy Detva v kontexte Vígľašského panstva. Nemenej vzácnou pre múzeum, verejnosť či odborníkov je určite aj kolekcia ľudových hudobných nástrojov pochádzajúca z obnovenej súťaže Instrumentum Excellens, ktorá prebieha v rámci Folklórnych slávností pod Poľanou od roku 2001 do roku 2011 prezentovaná v rovnomennej stálej expozícii. Múzeum sa už niekoľko rokov venuje aj zberu a dokumentácii tradičných ľudových výrobkov a remesiel zo Slovenska v rámci Jarmoku remesiel počas jednotlivých ročníkov FSP v Detve.
Hoci prvá písomná zmienka o Detve je až z roku 1638, korene osídlenia siahajú omnoho hlbšie, až k pravekému hradisku Kaľamárka. Archeologický fond múzea rozšírili nálezy tak z tejto lokality, ako aj z Vígľašského zámku, sčasti sú sprístupnené v rámci stálej historickej výstavy. Historický fond tvorí aj fotodokumentačný a listinný materiál približujúci históriu vzniku a súčasnosť Folklórnych slávností pod Poľanou v Detve, ako aj históriu Detvy samotnej. V tomto fonde pribudol v roku 2011 historicky hodnotný predmet – ručne vyrobená faksimile privilegiálnej listiny na pergamene z 13. 12. 1811, ktorou panovník František I. Habsburský udeľuje mestečku Detva právo raz týždenne konať trh a štyri razy do roka jarmok. Faksimile zhotovil MgA. Ivan Kopáčik, DiS., s prekladom do slovenského jazyka je prístupná návštevníkom múzea v priestoroch stálej historickej výstavy. Zaujímavými sú aj fotodokumentačné i trojrozmerné zbierkové predmety z pozostalosti prvého slovenského námorného kapitána – Júliusa Juraja Thurzu, významného rodáka z Detvy Jednotlivé predmety z bohatého etnografického, historického i archeologického zbierkového fondu boli a budú prezentované naďalej v rámci krátkodobých výstav, niektoré majú svoje trvalé miesto v stálej historickej výstave a expozícii o valaskej kultúre. Svojím zbierkovým fondom sa múzeum prezentuje nielen výstavami, ale aj edične, publikačne a v rámci rôznych regionálnych i nadregionálnych podujatí či odborných konferencií. Nemenej dôležitou úlohou a poslaním pracovníkov je celoročná starostlivosť o zbierkové predmety, náročné sú dokumentačné činnosti, bez ktorých by múzeum stratilo svoje opodstatnenie a nosný odkaz pre budúce generácie. Od roku 2016 pracovníci múzea spolupracujú s Múzeom SNP v Banskej Bystrici – Digitalizačným pracoviskom v rámci odborného ošetrenia zbierkových predmetov a ich digitalizácie.
